이미 새해가 시작됐지만 아직은 올 한 해 새로운 비즈니스 목표를 수립하기에 그리 늦지는 않았다. 사실 정신 없는 새해 연휴를 보낸 지금이야말로 올 한 해 달성해야 할 목표와 계획을 세우기에 좋은 시기이다. 원문보기: https://www.ciokorea.com/news/32801#csidxb13c039eb1e8a1c90597c5fae87a555
필자의 올해 목표 중 하나는 생산성을 높이는 새로운 에버노트 활용법을 익히는 것이다. 이미 웹 콘텐츠를 클리핑하고 이를 노트북으로 체계화하는데 에버노트를 활용하고 있지만 여러 플랫폼을 지원하는 유료 서비스인 에버노트에는 이외에도 많은 기능이 있다. 업무를 더 능률적으로 처리할 수 있는 에버노트 태그, 노트북, 목차, 기타 툴 활용 방법을 살펴보자.
1. 목표를 정해 관리, 공유한다
에버노트의 글로벌 커뮤니티 디렉터인 조슈아 저켈에 따르면, 에버노트에 목표를 기록해 다른 사람과 공유할 수 있다. 그는 “도움을 줄 수 있는 사람과 목표를 공유해 자신의 결심을 알리고, 이들을 통해 자극을 받을 수 있다. 분기, 연간 단위로 성과를 확인할 수 있도록 목표를 세우는 것이 중요하다. 에버노트 노트에 목표를 기록한 후 이를 여러 다른 사람과 공유하면 된다. 팀원이 자신의 책임을 다하면서 동료와 협업해 목표를 달성하도록 하는 좋은 방법이기도 하다”라고 말했다. 노트를 공유하는 방법은 여기를 참고하면 된다.
2. 이력서에 대한 상세한 노트를 만든다
소셜 콘텐츠 대행 업체인 노티스(NOTICE)의 전략 담당 수석 부사장 니콜라스 킨포츠는 “입사 지원자와 인터뷰를 할 때 지원자에 대한 ‘핵심 사항’과 후속 사항으로 구성된 노트를 기록하면 유용하다. 입사 지원자에게 기대하는 부분을 적어 놓으면 여기에 적합한지 인물인지 빠뜨리지 않고 확인할 수 있다”라고 말했다.
이밖에 키워드 검색이 가능한 PDF 이력서와 입사 지원 메일을 저장할 수 있고(단, 연 70달러인 에버노트 프리미엄 서비스에 가입해야 한다) 동료와 이를 공유해 의견을 물을 수도 있다. 입사 지원자에 대한 노트는 더 효과적으로 인사 채용 결정을 내리도록 도움을 준다. 또 과거 입사 지원을 했던 사람과 다시 미팅을 할 경우에도 유용하다.
3. 에버노트 탬플릿을 고객 응대 메뉴얼로 활용한다
에버노트 탬플릿은 시간을 절약할 수 있는 훌륭한 툴이다. 웹사이트 디자인과 디지털 마케팅 업체인 뉴워드 디벨로프먼트(NewWard Development)의 매니징 파트너 멜리사 워드에 따르면 고객과의 미팅시 ‘일관성’을 유지하는 데도 도움이 되고, 특히 고객과 만났을 때 해야 할 일을 기억하는 데 유용하다.
실제로 워드는 에버노트 노트북으로 ‘클라이언트 인테이크’, ‘마케팅 페르소나’, ‘블로그 포스트’, ‘마케팅 캘린더’ 같은 템플릿을 만들어 사용하고 있다. 그는 “새 클라이언트 인테이크 노트를 만들려면 필요한 템플릿으로 가서 ‘모두 선택’을 한 후, 클라이언트 노트북에 새 노트를 생성해 탬플릿을 붙여 넣으면 된다”고 설명했다. 템플릿은 새 고객에게 물어야 할 기본적인 내용을 알려주고, 이렇게 작성된 노트에 고객이 정보를 추가할 수 있도록 공유할 수도 있다.
4. 에버노트와 링크드인으로 상세한 연락처를 만든다
인맥은 기업 성장에 큰 역할을 하지만 사실 주요 고객의 상세한 연락처 정보를 추적 관리하는 것은 쉬운 일이 아니다. 그래서 소셜 미디어와 리서치 전문업체인 레이어 8 리콘(Layer 8 Recon)의 CRO(Chief Recon Officer) 마이크 에버렛은 아직은 많은 사람이 모르는 iOS용 에버노트 앱의 기능 한 가지를 이용해 재빨리 명함을 스캔 한다(안드로이드용 에버노트도 명함 스캔 기능을 지원한다). 스캔이 끝나면 해당 사람을 연락처에 추가할 수 있다.
또한, 에버노트에서 SMS, 이메일, 전화로 직접 연락할 수 있다. 링크드인에 로그인하면 에버노트가 자동으로 연락처의 링크드인 프로필을 검색해 관련 정보를 추출한다. 스마트폰을 이용해 명함을 에버노트로 스캔 하는 방법은 여기를 참고한다.
5. 스캐너블(Scannable)을 이용해 문서를 디지털화한다
이번에는 개인적으로 자주 사용하는 방법이다. iOS용 무료 앱인 스캐너블(Scannable)을 이용하면 종이 문서를 빠르게 PDF로 변환해 에버노트에 저장하거나 이메일로 발송하거나 혹은 드롭박스와 아이클라우드, 원노트, 구글 드라이브 등으로 가져올 수 있다.
스캔하는 과정은 간단하다. 아이폰 카메라로 문서를 촬영하면 스캐너블이 자동으로 여백을 잘라내고 이미지를 캡처한다. 여러 장으로 된 문서라면 첫 페이지를 캡처한 후 카메라 밖으로 옮기고 다음 페이지를 캡처하면 된다. 꽤 깨끗하게 스캔이 된다. 화이트보드, 영수증, 명함 등도 캡처할 수 있다. 단, 스캐너블에는 OCR(Optical Character Recognition) 기능이 없으므로, 이름에 문서 내용을 알 수 있는 검색어를 넣어두는 것이 좋다.
6. 해야 할 업무를 노트북으로 세분화해 미리알림을 설정한다
구직 서비스인 멘태트(Mentat)의 시니어 어드바이저 발레리 스트레이프는 “매일 에버노트를 이용해 업무 리스트를 추적, 관리한다. 콘텐츠 생성, 보고서 조회 응답, 고객 질문 답변 등 여러 업무를 개별 노트북으로 세분화해 관리한다”라고 말했다. 그는 에버노트의 체크리스트(checklist) 및 미리알림(reminders) 기능을 이용해 태스크 범주 별로 해야 할 일(To-Do) 리스트와 알림을 만든다.
스트레이프는 “미리알림은 특히 중요하다. 외근하면서 중요한 업무의 마감시간을 쉽게 잊어버리기 때문이다. 다른 팀원과 해야 할 일 리스트를 공유하면 좋고, 특히 외근 때문에 여러 부서가 참여하는 미팅이 힘들 때 유용하다”라고 말했다.
7. 에버노트를 프로젝트 관리 시스템에 연결한다
화물 운송 업체인 플렉스포트(Flexport)의 제품 담당 디렉터 숀 라인한은 “에버노트로 회의 내용을 많이 기록하지만 프로젝트 관리에는 에버노트를 이용하지 않는다. 그래서 개인이 정보를 기록하는 곳과 팀이 정보에 액세스하는 곳이 다르다”라고 말했다.
이럴 때도 해결책이 있다. 유료 워크플로우 자동화 앱인 재피어(Zapier)를 이용해 에버노트를 프로젝트 관리 시스템에 연결하는 것이다. 라인한은 재피어를 이용해 플렉스포트가 이용하고 있는 지라(JIRA), 슬랙(Slack), 아사나(Asana), 트렐로(Trello) 등에 에버노트를 연결했다.
재피어의 ‘JIRA-Evernote integration‘ 툴을 이용하려면 ‘JIRA’라는 에버노트 노트북을 만들어야 한다. 라인한은 “팀이 실제 이용할 수 있는 노트를 생성하려면 노트를 JIRA 노트북으로 옮겨야 한다. 그러면 재피어가 자동으로 JIRA의 태스크인 노트를 생성한다”라고 말했다.
8. 에버노트의 목차를 이용해 정보를 정리한다
원격지에서 근무하는 직원의 경우 신입 교육이나 지원이 쉽지 않다. 그러나 법률 업체에 워드프레스 호스팅 서비스를 제공하는 로펌닷호스팅(LawFirm.hosting)의 창업자 이안 하웰즈는 이럴 때 에버노트 목차(TOC) 기능을 이용해 팀원이 공유할 수 있는 체계적인 교육용 노트를 만들었다.
TOC는 다른 노트로 연결된 링크가 있는 노트이다. 따라서 신입 직원이나 신규 계약업체가 필요한 정보에 신속하게 접속할 수 있다. 어느 노트북에나 TOC를 추가할 수 있다. TOC를 만들려면 먼저 목차에 포함될 노트를 선택하고 메뉴에서 ‘목차노트 만들기(Create Table of Contents Note)’를 클릭하면 된다. 출장 계획 등의 정보를 체계적으로 정리할 때 특히 도움이 된다.
9. 노트를 여러 노트북으로 옮기면서 진행 상황을 추적 관리한다
에버노트는 프로젝트, 비즈니스 거래, 입사 지원 등 여러 업무의 진행 상황을 추적 관리하는 데도 유용하다. 에버노트 컨설턴트인 프랭크 거버에 따르면, 방법도 간단해, 노트북을 생성한 후 이를 끌어 옮기며 사용하면 된다.
예를 들어 거래 진행 상황을 추적 관리하는 상황을 가정해 보자. 거래에 대한 노트를 생성한 후 에버노트의 인박스(Inbox)에 넣을 수 있다. 다른 사람의 의견이 필요한 경우 ‘토론 필요(Needs Discussion)’로 옮겨 동료와 피드백을 공유할 수 있다. 만약 거래 전망이 밝지 않다면 ‘거부-적합하지 않음(Reject-Not a Good Fit)’이나 ‘거부-추후 고려(Reject-Consider Later)’로 옮기면 된다. 이런 식으로 단계 별로 노트북을 생성, 노트를 옮기면서 이를 추적 관리할 수 있다.
10. 태그를 이용해 진행 상황과 상태를 추적 관리한다
데이터 분석과 시각화 전문가인 올가 츄비크스는 “기업 사용자가 흔히 저지르는 실수 중 하나는 회사 전체에 대해 하나의 노트북을 공동 사용하고, 여기에 수 많은 노트를 집어 넣는 것이다. 더 효과적인 방법은 프로젝트 별로 노트북을 1개씩 생성하고 태그를 이용해 워크플로우를 관리하는 것이다”라고 말했다.
예를 들어 해야 할 일은 모두 ‘태스크 관리(Task Management)’로 분류해 관리하고 이 노트북에 ‘해야 할 일’과 ‘완료’라는 태그 중 하나를 이용한다. 더 중요한 태스크는 ‘프로젝트 관리 노트북’을 생성해 ‘해야 할 일’, ‘진행 중’, ‘완료’라는 태그를 이용할 수도 있다. 이후 추가한 태그를 이용해 상태 별로 태스크를 정리할 수 있다. dl-ciokorea@foundryco.com
